Väitöskirja: Asiakkaan rooli on innovaatioprosessissa merkittävä

la syysk. 23 16:54:00 2017

Rakennusalalla on pidetty yleisenä ongelmana uudenlaisten tuotteiden ja palveluiden kehittämisen sekä ostamisen vaikeutta. Tässä väitöstyössä tutkittiin, kuinka kiinteistön omistaja pystyy nopeuttamaan rakennusalan kehitystä ja saavuttamaan hankkeensa tavoitteet hyödyntämällä innovaatioita sekä muokkaamaan samalla yritysten innovaatiotoimintaa itselleen sopivaksi. Tutkimusta tehtiin käytännönläheisellä otteella tiiviissä yhteistyössä kiinteistön omistajien ja käytännön toimijoiden kanssa.

Tutkimuksessa kehitettiin ja testattiin työkaluja, joilla kiinteistön omistaja pystyy ostamaan sopivampia palveluita ja tuotteita saavuttaakseen hankkeensa tavoitteet. Väitöstyössä syntyneitä työkaluja ovat hankkeen riskitarkastelu, hankkeen käyttöarvotavoitteen asettaminen ja selkeyttäminen palveluntarjoajille sekä auditointiprosessi, jolla varmistetaan ostettavan palvelun ja/tai tuotteen onnistunut käyttöönotto.

Hankkeen riskitarkastelu tukee hankinnan valmistelua

Hankkeen riskitarkastelu on työkalu, jota rakennushankkeeseen palveluita ostava taho voi hyödyntää omien riskiensä pienentämiseksi ja markkinoilta löytyvien innovaatioiden hyödyntämiseksi.

Riskitarkastelussa on kolme keskeistä vaihetta:

1. Tunnista tilaajan keskeinen liiketoimintariski hankinnan valmisteluhetkellä.

2. Pilko riski syihin ja suunnittele kullekin syylle vastatoimet.

3. Vie vastatoimet osaksi hankintaa – esimerkiksi vaatimuksiksi prosessille ja lopputuotteelle tai hankinnan arviointikriteeriksi.

Työkalua testattiin Järvenpään Sosiaali- ja Terveyskeskus-hankkeen suunnittelupalveluiden hankinnan valmistelussa. Yhdeksi keskeiseksi liiketoimintariskiksi tunnistettiin käyttäjän eli sosiaali- ja terveystoimen toiminnan jatkuva muuttuminen ja siitä aiheutuva muutostarve tiloille.

Riski on realisoitunut jo monelta osin hankkeen aikana, viimeisimpänä uusien hallituksen SOTE -linjausten mukaisesti. Mikäli tilaaja ei pysty vastaamaan tähän tarpeeseen, on mahdollista, että käyttäjä muuttaa pois kiinteistöstä itselleen paremmin sopiviin tiloihin.

Alustaviksi vastatoimiksi tunnistettiin vaiheessa kaksi avoin rakentaminen, käyttäjälähtöinen suunnitteluprosessi sekä allianssi. Avoimella rakentamisella tavoitellaan rakennuksen suunnittelun aikaista ja elinkaaren aikaista joustoa. Jousto saavutetaan siten, että rakennuksen kiinteät ja pitkäaikaisimmat osat suunnitellaan mukautumaan tilojen muutoksiin rakennuksen käytön aikana.

Vaiheessa kolme nämä alustavat ratkaisut vietiin tarjousten arviointikriteereiksi. Käytännössä tarjoajat, jotka pystyivät tarjoamaan parhaat ratkaisut alustavien ratkaisujen mukaisesti, saivat tarjousvertailussa parhaat laatupisteet.

Lopputuloksena markkinoilta löytyi uudentyyppinen suunnittelupalvelu, joka huomioi avoimen rakentamisen vaatimukset ja käyttäjälähtöisen suunnittelun tarpeet sekä soveltui allianssimalliseen hankkeen johtamiseen.

Käyttöarvotavoitteen täyttymiseksi oppia edellisistä hankkeista

Hankkeen käyttöarvotavoitteen asettaminen on työvaihe, jonka toteuttamiseksi väitöstyössä luotiin todistusmatriisi aikaisemmista hankkeista oppimiseksi. Todistusmatriisi kehitettiin tiloihin, joiden käyttötarkoitus on oppiminen, kuten kouluihin. Todistusmatriisi pohjautui niin sanottuun näyttöön perustuvaan tutkimukseen eli Evidence Based Design -tutkimustuloksiin oppimistiloista. Tutkimusten mukaan tilat ovat oleellinen osa oppimista ja ne voivat parantaa oppimistuloksia jopa kymmenillä prosenteilla.

Todistusmatriisin (kuva 1) avulla voidaan tunnistaa, millaiset suunnitteluratkaisut tukevat asetettuja käyttöarvotavoitteita. Todistusmatriisia varten analysoitiin kirjallisuudesta löytyneet tutkimustulokset aiheeseen liittyen. Jos esimerkiksi käyttöarvotavoitteena on oppimistulosten parantaminen, löytyy todistusmatriisin mukaan kirjallisuudesta perusteita siitä, että sisäilman laadun parantaminen, melun vähentäminen, päivänvalo, valaistus ja värimaailma sekä kalustus ja tilaratkaisut ovat vaikuttaneet juuri kyseisen käyttöarvotavoitteen täyttymiseen.

Todistusmatriisin avulla suunnittelijat voivat hakea lähtötietoja suunnitteluratkaisuilleen. Lisäksi todistusmatriisin avulla tilaajat voivat asettaa vaatimuksia suunnitteluratkaisuille ja arvioida suunnitteluratkaisujen toimivuutta.

Auditointiprosessi tukee innovaatioiden käyttöönottoa

Koska innovaatioiden käyttöönottoon liittyy aina riskejä, kehitettiin väitöstyössä yhdessä kiinteistön omistajien kanssa niin sanottu auditointiprosessi. Auditointiprosessilla tilaaja asettaa milestonet innovaation käyttöönotolle hankkeen aikana, joissa käyttöönoton onnistumista arvioidaan. Tarvittaessa käyttöönottoon puututaan korjaavin toimenpitein.

Auditointiprosessia testattiin Järvenpään Sosiaali- ja Terveyskeskuksen suunnitteluvaiheessa. Mielenkiintoinen havainto oli, että suurimmat erot tilaajan tavoitteen ja dokumentoidun toteuman välillä huomattiin noin neljä kuukautta toimeksiannon käynnistymisen jälkeen, eli vasta toisessa milestonessa. Suunnitteluryhmän tuotokset poikkesivat jyrkästi tilaajan odotustasosta.

Korjaavina toimenpiteinä sovittiin tarkennukset pohjautuen tilaajan odotuksiin ja palveluntarjoajan työsuunnitelmaan. Lisäksi myönnettiin noin kuukausi lisäaikaa tehtävien toteuttamiseksi. Lopputuloksena tuotokset saatiin vaatimusten mukaisiksi, ja tilaaja oli tyytyväinen saavutettuun tulokseen. Toimenpide oli tärkeä, koska suunnittelu oli puolivälissä ja korjaavat toimenpiteet pystyttiin toteuttamaan verrattain hyvissä ajoin ennen suunnitteluvaiheen loppua. Periaatekuva auditointiprosessista näkyy kuvassa 2.

Auditointiprosessia on sovellettu myös rakennusvaiheessa. Tulokset sekä suunnittelu- että rakennusvaiheista ovat olleet positiivisia. Auditointiprosessilla on näin ollen pystytty tukemaan uusien toimintatapojen, kuten avoimen rakentamisen tai käyttäjälähtöisen suunnittelun käyttöönottoa.

Tuloksista on hyötyä myös palveluntarjoajille

Työkaluja testattiin rakennushankkeessa, jossa otettiin onnistuneesti käyttöön useita uusia innovaatioita. Käyttäjälähtöinen suunnitteluprosessi ja avoimen rakentamisen mukaiset suunnitteluratkaisut mahdollistavat joustavuuden rakennuksen elinkaaren aikana.

Kiinteistön omistaja sekä tuleva käyttäjä olivat tyytyväisiä innovaatioihin. Tuloksilla on ollut vaikuttavuutta myös palveluntarjoajien liiketoimintaan. Tilaajan tavoitteisiin innovaatioita kehittäneet yritykset olivat saaneet merkittävää uutta liiketoimintaa myös muissa hankkeissa ja kiinnostus heidän tuotteisiinsa on herännyt myös kansainvälisesti. Järvenpään Sosiaali- ja Terveyskeskus sai muun muassa Rakennusteollisuus RT ry:n laatuoivallus -palkinnon käyttäjien huomioimisesta rakennushankkeen aikana.

Väitöskirja sijoittuu rakennuttamisen ja rakennusalan innovaatiotoiminnan tieteelliseen kenttään. Siinä hyödynnettiin niin sanottua Mixed Method -tutkimusstrategiaa. Tutkimuksessa kerättiin ja analysoitiin sekä numeeristä että laadullista aineistoa kyselyillä, haastatteluilla ja toiminta- sekä tapaustutkimuksella.

Väitöskirjan ensimmäinen osa käsitteli kiinteistön omistajan eli asiakkaan roolia rakentamisen innovaatiotoiminnassa. Tutkimuksen mukaan asiakkaalla on merkittävä rooli innovaatiotoiminnassa. Sen lisäksi palveluiden tarjoajien pitäisi ottaa asiakkaat aktiivisesti mukaan innovaatioidensa kehittämiseen. Tutkimuksen toinen osa käsittelee sitä, kuinka asiakkaat voivat hallita onnistumisen mahdollisuutta ottaessaan käyttöön innovaatioita rakennushankkeissa. Toisen osan tuloksia on esitelty yllä.